A pandemia trouxe muitas mudanças para o nosso dia a dia, entre elas a necessidade da adaptação ao trabalho home office.
Se em algumas atividades o modelo de trabalho à distância não requer muitas adaptações, para outras torna-se mais complexo. Um bom exemplo são os serviços dos setores tributários e fiscais, submetidos a uma legislação complexa e em constante atualização.
Para o trabalho remoto fluir de modo adequado é preciso ter os equipamentos necessários para o bom desempenho das funções, conexão com internet, etc.
Além disso, o colaborador na área fiscal precisa de tranquilidade para focar nas tarefas, ter uma agenda de atividades, estabelecendo prioridades, respeitando prazos e obedecendo o horário de trabalho e de descanso.
São mesmo muitos detalhes. Pensando nisso, neste artigo vamos abordar os principais desafios da área fiscal no home office.
Para isso, conversamos com Odair Souto, Especialista na área de Controladoria e Tributária com mais de 31 anos de experiência na área de Planejamento Tributário / Compliance / Controladoria, que nos deu algumas dicas. Acompanhe!
Área Fiscal no Home Office – Principais Desafios
Agora que vimos alguns pontos básicos para o trabalho em casa ocorrer de modo eficiente, abordaremos os 3 principais desafios na área fiscal no home office.
Confira a seguir.
1. Necessidade de Mudança Culturas
O home office na área fiscal, como nas demais, ocorreu de repente. Nem todas as empresas e pessoas estavam preparadas para essa mudança.
Assim, preparar os colaboradores e a organização para esse novo formato de trabalho é muito importante para o sucesso de toda a operação da área fiscal. E essa mudança de mindset vale para todos os colaboradores: da presidência aos serviços gerais!
2. Legislação Tributária Complexa é Desafio da Área Fiscal no Home Office
O Brasil possui uma das legislações tributárias mais complexas do mundo. Além disso, ela está em constante alteração.
E essa complexidade está presente em todos os níveis da legislação: Federal, Estadual e Municipal.
Outro ponto é que o Fisco é o maior cliente das grandes corporações e as consequências de não atendê-lo em sua plenitude são graves. Elas podem vir na forma de um ato de infração ou uma despesa – para a qual a empresa pode não estar preparada financeiramente para cumprir.
3. Ausência de Processos e Sistemas Sólidos
Para o home office na área fiscal fluir adequadamente e com qualidade dois fatores são essenciais: ter processos maduros e sistemas implementados.
Na verdade, os dois precisam estar bem estruturados porque processos adequados, mas sem sistemas de apoio, não funcionam. E vice-versa.
Assim, as empresas que já possuíam essa estrutura, saíram na frente. Infelizmente, grande parte delas não estavam preparadas para essa realidade.
Mas, a boa notícia é que é possível preparar a organização para a nova realidade. E de modo rápido, como a área fiscal no home office exige.
Área Fiscal no Home Office – Conquistando a Eficiência
Independentemente da pandemia chegar de surpresa, promovendo mudanças bruscas, é preciso encontrar soluções.
Entre elas, superar os desafios da área fiscal no home office é tarefa urgente. Afinal, os prazos impostos pela legislação não serão postergados até que toda organização esteja apta a trabalhar conforme a nova realidade.
Nesse sentido, como minimizar os obstáculos? Trazemos algumas soluções importantes na sequência.
1. Apoio de RH para Adaptação ao Trabalho Remoto
A empresa precisa garantir aos colaboradores, os equipamentos necessários para o bom desempenho de suas funções, como já dissemos.
Mas só isso não basta para um saldo positivo da área fiscal no home office.
É preciso qualificar o time para atuar à distância. Entre outros pontos, é essencial que as pessoas estejam aptas a:
- Utilizar os recursos digitais de modo seguro;
- Organizar sua rotina de trabalho para garantir a devida produtividade e qualidade das tarefas;
- Garantir o bem-estar físico e emocional dos colaboradores;
- Dar atenção especial às mulheres que, normalmente, acumulam funções. E, atuando em casa, terão maiores dificuldades em atender todas as demandas.
2. Contar com Ferramentas Específicas para a Área Fiscal
É praticamente impossível acompanhar as mudanças na Legislação Federal, Estadual e Municipal de modo manual sem cometer erros. Ainda mais com a equipe pulverizada, cada pessoa atuando remotamente.
Por isso, é imprescindível contar com uma solução moderna que garanta que a empresa esteja em compliance. Mesmo com a área fiscal no home office.
Um bom exemplo de ferramenta para o setor é ONESOURCE Tax One. Eficiente e segura, ela foi desenvolvida especificamente para o setor tributário.
Além disso, a empresa pode contratar suporte técnico para solucionar eventuais problemas de modo rápido e com total qualidade.
O que é essencial para a situação atual, quando as casas dos colaboradores se transformaram em vários departamentos. Claro que ter uma equipe exclusiva para esse apoio, facilitará a rotina da equipe interna de TI, cujas demandas aumentaram significativamente com o home office.
3. Ter Processos e Sistemas Bem Implementados
Grande parte dos processos da área fiscal não podem ser implementados pelo colaborador, em sua casa. É preciso de um parceiro de confiança e que tenha expertise no setor.
É o caso da Atvi, que tem uma equipe pronta para entender a necessidade da empresa e estruturar um processo, com base no moderno ONESOURCE Tax One. Assim, ao final da implementação, a organização terá total condições de cumprir com todas as obrigações do Fisco, sem cometer equívocos. Mesmo com a equipe fiscal atuando em home office.
Vale destacar, ainda, que a Atvi acompanha o processo de ponta a ponta: planeja, implementa, capacita os colaboradores a utilizarem o sistema. E, ainda, acompanha a utilização, inclusive podendo oferecer serviços de sustentação ao uso da ferramenta.
Ainda que o contato humano não acabe, já que é essencial para o ser humano, tudo indica que o trabalho remoto continuará após a pandemia.
Isso porque as empresas perceberam que os benefícios dessa modalidade – reduz custos, melhora mobilidade, por exemplo.
Contudo, é preciso que as empresas se preparem cada vez mais para obter vantagem dessa transformação.
Nesse caso, mostramos como superar os desafios da área fiscal no home office. Mas podemos fazer mais.
