Garantir a segurança e a privacidade das informações é a chave para manter e aprimorar uma boa gestão dos dados de uma empresa em qualquer meio corporativo. Os ataques virtuais e o vazamento de dados ganharam força nos últimos tempos, o que gera preocupação tanto nos usuários quanto aos responsáveis. Além desses eventos, ainda existe a possibilidade de perda de histórico dos clientes, inundações, incêndios ou algum outro tipo de acidente no local de trabalho. Tendo isto em vista, a área fiscal que é responsável por documentos de cunho sigiloso com alto nível de criticidade, teria como resultado consequências graves pela perda ou vazamento de dados, causando prejuízos financeiros, para a imagem, danos operacionais e quebra de confidencialidade. Além de problemas envolvendo o governo e o fisco. Disponibilidade, integridade e confidencialidade são a base para a segurança cibernética em todos os domínios e a proteção de dados e informações pessoais sensíveis. Assim, essa política deve estabelecer medidas e estratégias para diminuir a vulnerabilidade e endossar a seguridade do banco de dados da organização.
Dessa forma, para garantir que a segurança seja uma máxima em todas as organizações, as autoridades reguladoras estão criando e aprimorando a legislação brasileira com normas mais claras no tratamento de dados e na política cibernética. Por todas as razões citadas anteriormente, as instituições precisam recorrer a diferentes formas para aperfeiçoar a segurança dos processos internos e o compliance fiscal.
Autenticação, criptografia, controles específicos para rastrear as informações, prevenção e soluções rápidas dos incidentes, maior organização na classificação e armazenamento dos dados, monitorar o acesso a rede de computadores são algumas táticas que podem promover maior segurança na gestão de dados do seu negócio. Além disso, a mudança na cultura do tratamento de informações também contribui para alcançar esse resultado. Todos esses métodos são importantes para formar uma política de segurança cibernética forte e que proteja tanto o seu trabalho quanto os seus clientes. É importante ressaltar que existe um amplo leque de possibilidades para melhorar a segurança de dados, por isso, procure soluções tecnológicas que sejam funcionais e compatíveis com o seu negócio. A partir disso, trouxemos 5 dicas que podem te ajudar nesse processo.
1. USE A TECNOLOGIA A SEU FAVOR
A automatização dos processos garante que nada seja perdido no fluxo de trabalho, além de viabilizar maior produtividade e segurança. A tecnologia também é um grande aliado na hora de armazenar os documentos, sejam eles físicos ou digitais, pois assegura a privacidade e a organização das informações que estão sob o domínio do seu negócio. O armazenamento em nuvem permite armazenar os arquivos de maneira segura já que backups físicos podem ocorrer incidentes e comprometer permanentemente os documentos salvos.
2. AMPLIE A SUA REDE DE SEGURANÇA DE DADOS
Para que a sua empresa tenha uma política de segurança cibernética robusta, é preciso proteger os dados que estão vinculados à sua empresa, incluindo os terceirizados. Por isso, é importante garantir que os computadores internos e os dos colaboradores estejam sempre atualizados com softwares confiáveis para diminuir os riscos de ataques de hackers em todos os pontos do seu sistema. Na hora de escolher, é importante verificar se as soluções atuais estão seguindo as diretrizes das normas que fiscalizam o tratamento de dados, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR).
3. ESTEJA EM DIA COM A LEGISLAÇÃO
Assim como já foi falado acima, as leis estão se tornando cada vez mais claras e rígidas com o intuito de fortalecer a segurança dos dados no Brasil e promover a mudança na cultura no tratamento das informações pessoais no país. Um exemplo incontestável é a Lei Geral de Proteção de Dados, que foi criada em 2018 e começou a aplicar as sanções em agosto de 2021. Dessa forma, não manter a gestão de dados segura pode ocasionar riscos de punições legais, bem como multas e a possibilidade de interrupção da atividade corporativa. Para as empresas que trabalham com documentos fiscais eletrônicos, as regras valem tanto para as organizações emitentes quanto às destinatárias desses arquivos.
4. HABILITE A SUA EQUIPE
Além de ter máquinas e softwares que priorizem a privacidade das informações, a conscientização e o preparo do time é fundamental para evitar possíveis invasões, acarretando alguns danos, como prejuízos aos sistemas, roubo e perda de todos os dados. Os treinamentos devem ser voltados para promover mudanças nas rotina dos colaboradores. Cuidados que podem parecer pequenos, como bloquear as telas ao sair da frente do computador ou ter senhas fortes, fazem toda a diferença na proteção digital de todo o ambiente. A empresa pode incentivar essas mudanças na sua cultura através de palestras, workshops e discussões com outras organizações do mesmo ramo para saber quais técnicas que geraram melhores resultados e como elas são replicáveis.
5. INVISTA EM MELHORIAS PARA COMPLIANCE FISCAL
Por fim, a última dica é a aplicação de compliance fiscal na sua organização. Essa estratégia consiste em utilizar táticas diferentes para a adaptação dos processos fiscais e tributários. O principal objetivo é garantir que as obrigações e determinações dos órgãos públicos responsáveis pela captação de impostos sejam cumpridas e a sua empresa fique livre de qualquer tipo de punição. Essa técnica pode ser vantajosa para as organizações nacionais, visto que o Brasil está entre os países que possuem a maior alíquota de tributos cobrados de seus contribuintes no mundo. Existem empresas que oferecem soluções personalizadas e contam com suporte de profissionais especializados para auxiliar em melhorias para o gerenciamento de dados fiscais da sua organização, como nós da ATVI, especialistas em soluções para gestão fiscal e tributária.
Esses recursos direcionados corretamente podem gerar maior agilidade, produtividade, integração, sinergia e economia. Para isso, conte com o nosso apoio!
