O processo de migração dos dados para a nova plataforma do Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), do terceiro grupo (empresas optantes pelo SIMPLES Nacional), começa em abril. As demais entidades empresariais, com faturamento no ano de 2016 de até R$ 78 milhões, fazem parte do segundo grupo, que também está em processo de implantação.
É importante destacar que a plataforma utilizada para unificar os dados de 44 milhões de empregados do país e o cumprimento das obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias, em operação desde janeiro de 2018, não pede informação nova, mas apenas muda o modo de inseri-las. As companhias que não aderirem estarão sujeitas a dezenas de multas.
As informações estão sendo enviadas por fases, no total de cinco. O Grupo 1 está no envio da quarta fase, o Grupo 2 está no envio da terceira fase e o Grupo 3, conforme destacado acima, entrará na primeira fase. Abaixo seguem mais detalhes de todo o processo.
Empresas obrigadas a enviar informações
Grupo 1: Empresas com faturamento no ano de 2016 acima de R$ 78 milhões. Essas entidades são aquelas integrantes do grupo dois do Anexo V da Instrução Normativa RFB nº 1634, de 06/05/2016, posteriormente revogada pela Instrução Normativa RFB nº 1863 de 27/12/2018.
Grupo 2: Empresas com faturamento no ano de 2016 até 78 milhões e que não sejam optantes pelo SIMPLES Nacional.
Grupo 3: Empresas optantes pelo SIMPLES Nacional, empregadores pessoa física (PF) (exceto doméstico), produtor rural PF e entidades sem fins lucrativos.
Grupo 4: Entes públicos e organizações internacionais. O que determina cada uma das fases:
Fase 1: Informações relativas às empresas. Ou seja, cadastros do empregador e tabelas.
Fase 2: Empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus
vínculos com as empresas (eventos não-periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.
Fase 3: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento.
Fase 4: Substituição da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e de
Informações à Previdência Social (GFIP) para recolhimento de Contribuições Previdenciárias e substituição
da GFIP para recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).
Fase 5: Deverão ser enviados os dados de Segurança e Saúde no Trabalho (SST).
Como funciona o envio das informações
Qualquer informação lançada no sistema da folha de pagamento, como, por exemplo, processos de admissão, desligamentos, férias, alterações na jornada de trabalho, Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), entre outros, é direcionada para o Portal eSocial. Caso alguma esteja incompleta, como PIS irregular, CPF sem atualização cadastral na Receita Federal do Brasil (RFB), ou pendências sobre os dados de dependentes, o sistema impede a continuidade no envio das informações, gerando um histórico de pendências.
Acompanhamento do envio
Após qualquer movimentação no sistema de folha de pagamento é necessário acompanhar o retorno do Portal eSocial. Todas as informações precisam estar de acordo com o resumo da folha de pagamento para o envio do fechamento do mês, sendo que o prazo do fechamento no portal é até o dia 7 do mês vigente.
Importante: As empresas que não estão conseguindo enviar as informações no prazo precisam se adequar.
Até o momento as inconformidades não estão passíveis de penalidades e ainda não foi estipulada uma data-limite para que tudo esteja 100% em conformidade. Entretanto, vale o lembrete de que as empresas precisam buscar se adequar o mais breve possível às determinações do programa, para não sofrerem penalizações no futuro que, possivelmente, devem estar bem próximas.
Fonte: FENACON.
