O contribuinte (pessoa jurídica) deve guardar os arquivos da Escrituração Fiscal Digital do ICMS/IPI (EFD-ICMS/IPI) transmitida juntamente com o recibo da transmissão, pelo prazo previsto na legislação. Ou seja, cinco anos.

Deve-se observar que não se trata do arquivo gerado utilizando a funcionalidade “Cópia de Segurança” e nem pela funcionalidade Exportação do Arquivo TXT, ambas do Programa Validador e Assinador (PVA).

O recibo de entrega é gerado pelo Receitanet, com o mesmo nome do arquivo para entrega, com a extensão “REC” e será gravado sempre no mesmo diretório do arquivo transmitido. No arquivo do recibo consta a identificação e também o hash code do arquivo transmitido.

Para visualização do recibo, com prévia importação do arquivo da EFD-ICMS/IPI no PVA, os arquivos TXT (enviado e recibo) devem estar no mesmo diretório.

O Arquivo TXT exportado (opção Exportar do menu Escrituração Fiscal) leva os dados apenas daquela EFD-ICMS/IPI a qual ele se refere, sem assinatura e nem dados das demais tabelas constantes do banco de dados do PVA.

O Arquivo da Cópia de Segurança gera uma cópia de todos os dados constantes na base do PVA, incluindo as tabelas auxiliares atualizadas, se assim estiverem no PVA, na data da cópia.

A partir da versão 2.3.0 (publicada em novembro de 2016), o PVA passou a permitir a seleção múltipla de arquivos para geração, restauração e exportação de cópia segurança.

Se o recibo for extraviado, basta se certificar de que a EFD se encontra na base do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), e instalar o ReceitanetBX (necessária certificação digital).

Se consegue visualizar a EFD, é prova suficiente que essa foi transmitida e, portanto, está na base do SPED.

A tela de consulta informa o CNPJ, a IE, o Período, a Finalidade, o Identificador do Arquivo e a Data de Transmissão. Se ainda possuir o arquivo transmitido, basta tentar transmiti-lo novamente que o recibo será gravado (tem que ser exatamente o arquivo transmitido originalmente). Por outro lado, se não possui o arquivo, é possível baixá-lo por meio do ReceitanetBX.

Fonte: Fonte: Seção 8 do Guia Prático da EFD-ICMS/IPI.