Prazo de guarda de XMLs fiscais passa a ser de 11 anos – Portal Contábeis

O Ajuste SINIEF nº 2, publicado em 11 de abril de 2025, estabeleceu um novo prazo mínimo de retenção para os arquivos XML de documentos fiscais eletrônicos: 132 meses, ou seja, 11 anos. Essa nova regra entra em vigor no dia 1º de maio de 2025 e padroniza o tempo de guarda em todo o território nacional.

Essa mudança impacta diretamente empresas de todos os portes. A partir de agora, será necessário armazenar corretamente os seguintes documentos fiscais eletrônicos:

1. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);

2. Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);

3. Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e);

4. Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e);

5. Bilhete de Passagem Eletrônico (BP-e);

6. Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica (NF3e);

7. CT-e para Outros Serviços (CT-e OS);

8. Guia de Transporte de Valores Eletrônica (GTV-e);

9. Declaração de Conteúdo Eletrônica (DC-e);

10. Nota Fiscal Fatura de Serviços de Comunicação Eletrônica (NFCom).

Além disso, mesmo com a uniformização do prazo, cada estado poderá definir o meio e a tecnologia de armazenamento. Portanto, é essencial acompanhar a legislação estadual.

Importante: essa nova exigência não altera o prazo de prescrição tributária, que continua sendo de cinco anos, conforme o artigo 174 do Código Tributário Nacional. Assim, os 11 anos referem-se exclusivamente à guarda dos documentos eletrônicos.

Essa medida tem como objetivo reforçar a segurança jurídica, melhorar o controle fiscal e facilitar fiscalizações futuras por parte dos órgãos fazendários.

Como armazenar corretamente os arquivos XML por 11 anos

Para atender às exigências do novo ajuste, os contribuintes precisam organizar seus processos e utilizar ferramentas eficazes. Veja abaixo como se preparar:

1. Organize digitalmente os documentos fiscais

Crie um sistema padronizado de armazenamento:

• Separe os arquivos por tipo de documento e período de emissão (mês ou ano);

• Use uma nomenclatura padronizada para os arquivos XML;

• Estruture pastas com base no CNPJ e na série/número da nota fiscal.

2. Realize backups automáticos e frequentes

• Configure backups periódicos tanto em nuvem quanto localmente;

• Verifique regularmente a integridade dos arquivos para evitar perdas ou corrupções.

3. Invista em softwares de gestão de documentos fiscais

Várias plataformas oferecem soluções completas para armazenar e gerenciar documentos fiscais eletrônicos. Além disso, esses sistemas:

• Importam XMLs automaticamente da SEFAZ;

• Controlam validade e status dos documentos;

• Oferecem segurança contra perdas e acessos indevidos.

4. Acompanhe a legislação do seu estado

Mesmo com a padronização nacional, os estados podem estabelecer regras complementares. Por isso, consulte frequentemente as atualizações da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) local.

5. Assuma a responsabilidade pelo armazenamento

A obrigação de guardar os documentos recai sobre emitente e destinatário. Isso significa que, mesmo quando o fornecedor envia o XML, o recebedor deve armazená-lo corretamente e garantir sua conservação pelo período exigido.

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Publicado no DOU