A emissão e o armazenamento de notas fiscais eletrônicas (NF-e) representam etapas essenciais no cumprimento das obrigações acessórias e na gestão tributária das empresas brasileiras. Com o avanço da digitalização fiscal, os processos relacionados à NF-e tornaram-se mais ágeis e integrados, mas também exigem maior precisão técnica e aderência às normas vigentes. Pequenas falhas operacionais podem acarretar penalidades, perda de crédito tributário e retrabalho para os times fiscal e contábil.
Este artigo apresenta os principais erros que ainda ocorrem na rotina de emissão e guarda das NF-es, bem como medidas práticas para evitar inconsistências e assegurar conformidade no ambiente fiscal.
Dados inconsistentes e falhas no preenchimento
A maior parte das rejeições de NF-es está relacionada ao preenchimento incorreto de campos obrigatórios, como CNPJ, endereço do destinatário, códigos fiscais, NCMs e valores dos tributos. Essas inconsistências resultam na rejeição da nota pelo ambiente nacional da SEFAZ e exigem correção imediata. Além disso, erros não detectados podem comprometer a apuração de tributos ou gerar divergências com o SPED Fiscal.
Para mitigar esse risco, é imprescindível que os cadastros de produtos e clientes estejam atualizados e integrados ao ERP, e que o processo de emissão conte com validações automatizadas, com base na legislação vigente.
Classificação fiscal e aplicação incorreta de CFOP e CST
A utilização inadequada do Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) e do Código de Situação Tributária (CST) é outro ponto crítico. Essas codificações definem a natureza da operação e o tratamento tributário do item ou serviço, impactando diretamente na apuração de ICMS, IPI, PIS e COFINS. Uma nota emitida com CFOP incompatível com a operação pode invalidar o crédito do destinatário ou gerar recolhimento indevido.
Diante disso, é fundamental que os profissionais responsáveis pela emissão estejam capacitados para interpretar corretamente o cenário fiscal da operação, considerando regime tributário, localidade, tipo de produto e destinatário. O uso de tabelas oficiais e a revisão periódica dos parâmetros fiscais também são práticas recomendadas.
Armazenamento inadequado dos arquivos XML
A legislação determina que os arquivos XML das notas fiscais eletrônicas devem ser armazenados pelo prazo mínimo de cinco anos, com garantia de integridade e disponibilidade para eventuais fiscalizações. No entanto, muitas empresas ainda não possuem um sistema de controle documental estruturado, limitando-se a armazenar apenas o DANFE, que não tem validade jurídica.
O armazenamento inadequado dos XMLs pode resultar em autuações, perda de créditos e complicações na escrituração fiscal. A recomendação é utilizar soluções automatizadas de gestão documental com backup em nuvem, controle de versão e acesso restrito por perfil de usuário.
Cancelamentos e inutilizações fora do prazo legal
A falta de controle nos cancelamentos e inutilizações de notas fiscais também representa uma falha recorrente. O prazo para cancelamento de uma NF-e varia conforme o estado, mas geralmente é de até 24 horas após a autorização de uso. A inobservância desse prazo impede o cancelamento da nota, obrigando a empresa a emitir nota de estorno ou regularização.
Além disso, a não inutilização das sequências numéricas não utilizadas pode gerar inconsistências no controle de numeração. Por isso, é importante que a equipe responsável acompanhe o fluxo de emissão de forma contínua, adotando políticas claras para cancelamentos e ajustes.
Integração deficiente entre sistemas
Ambientes empresariais com sistemas desconectados como ERPs, emissores fiscais, softwares contábeis e plataformas de gestão estão mais suscetíveis a erros de lançamento e duplicidade de informações. A falta de integração dificulta a rastreabilidade dos dados e compromete a confiabilidade das obrigações acessórias.
Empresas que buscam eficiência operacional devem adotar soluções integradas que assegurem o fluxo contínuo de dados fiscais entre os diversos sistemas, evitando retrabalhos e inconsistências.
Conclusão
A correta emissão e guarda das notas fiscais eletrônicas não se limitam apenas ao cumprimento formal da obrigação. Na verdade, trata-se de uma prática estratégica para garantir a conformidade tributária, preservar o direito ao crédito fiscal e, consequentemente, reduzir a exposição a riscos fiscais.
Por isso, ao investir em controles automatizados, capacitação técnica das equipes e soluções tecnológicas integradas, as empresas constroem uma base sólida para enfrentar com ainda mais segurança a complexidade do ambiente fiscal brasileiro, especialmente diante das transformações previstas com a Reforma Tributária.
Dessa forma, em um cenário de constante evolução fiscal e digitalização dos processos, o uso de soluções tecnológicas torna-se cada vez mais indispensável. O ONESOURCE DFe, da Thomson Reuters, é um software que automatiza o recebimento, validação e arquivamento de documentos fiscais eletrônicos, como NF-e, NFS-e, NFC-e, CT-e e outros.
Redação Atvi
- Receita Federal do Brasil – Manual de Orientação do Contribuinte (NF-e)
- Portal da Nota Fiscal Eletrônica – Documentações Técnicas
- Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT) – Estudos sobre conformidade fiscal
- Contmatic Phoenix – Guia de erros na emissão de NF-e
- Dootax – Práticas de gestão de XML e obrigações acessórias