A rejeição da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é uma situação comum no dia a dia das empresas. Apesar disso, na maioria das vezes, ela pode ser resolvida com rapidez. Ao identificar o motivo da recusa, a empresa consegue corrigir o erro e emitir a nota corretamente.
Ao iniciar o processo de emissão da NF-e, é necessário obter autorização da Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Esse procedimento envolve etapas de comunicação entre a SEFAZ e a Receita Federal e é essencial para validar a nota fiscal.
O que é a rejeição da NF-e?
A rejeição ocorre quando a NF-e apresenta dados inconsistentes, incorretos ou incompletos. Nesse caso, a SEFAZ rejeita a nota automaticamente e retorna um código de erro. Com essa informação, o contribuinte pode corrigir o problema e reenviar a NF-e.
De modo geral, a validação da NF-e pode gerar três situações:
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Rejeição: a nota é descartada e não entra no banco de dados. Pode ser corrigida e reenviada.
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Autorização de uso: a nota é aceita e armazenada.
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Denegação de uso: a nota é registrada com esse status devido a irregularidades fiscais da empresa emissora ou destinatária.
Diferença entre rejeição e denegação
É importante destacar que a denegação está relacionada à situação fiscal das empresas envolvidas, e não ao conteúdo do documento. Quando isso acontece, é preciso regularizar a situação fiscal junto à SEFAZ para voltar a emitir as notas normalmente.
Principais motivos de rejeição
O Manual de Orientação do Contribuinte lista quase 500 motivos de rejeição. Abaixo, estão os mais comuns:
1. Códigos 207 e 208: CNPJ inválido
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Indica erro no CNPJ do emitente (207) ou do destinatário (208).
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Como evitar: confira cuidadosamente os CNPJs antes de emitir a nota.
2. Código 213: inconsistência com o certificado digital
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O CNPJ da nota difere do CNPJ registrado no certificado digital.
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Como evitar: revise o CNPJ cadastrado no certificado.
3. Código 220: fim do prazo de cancelamento
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Tentativa de cancelamento após o prazo de 24 horas.
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Como evitar: mantenha uma rotina para revisar e cancelar notas em tempo hábil.
4. Códigos 229 a 234: problemas com Inscrição Estadual (IE)
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Ausência ou inconsistência na IE do emitente ou do destinatário.
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Como evitar: valide a IE das empresas envolvidas antes da emissão.
5. Código 327: CFOP inválido para devolução
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CFOP utilizado não corresponde a uma operação de devolução.
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Como evitar: use o CFOP adequado conforme o tipo de operação.
6. Código 539: duplicidade
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Identifica duplicidade na nota, mesmo com chave de acesso diferente.
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Como evitar: confirme se a nota já foi enviada antes de reenviar.
7. Códigos 602 e 603: divergência no PIS e Cofins
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Erro nos valores do PIS (602) ou Cofins (603) em relação ao ICMS.
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Como evitar: revise os cálculos de tributos nos itens da nota.
Como evitar a rejeição da NF-e
A melhor forma de evitar rejeições é manter organização e controle nos processos fiscais. Veja algumas práticas recomendadas:
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Atualize os cadastros de clientes e fornecedores regularmente;
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Utilize sistemas integrados de gestão para reduzir erros de digitação;
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Implemente processos de conferência antes do envio da NF-e;
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Automatize o processo de emissão, sempre que possível.
Onde consultar os códigos de rejeição?
Para verificar os códigos de rejeição, acesse o Manual de Orientação do Contribuinte, disponível no Portal da Nota Fiscal Eletrônica. A tabela “Motivos de Não Atendimento da Solicitação” está nas páginas 118 a 130.
Conclusão
Rejeições podem gerar atrasos e impacto na operação fiscal da empresa. Por isso, é fundamental entender os motivos mais comuns, adotar boas práticas e manter os dados sempre atualizados.
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