A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), de número 13.709, foi promulgada em agosto de 2018. Ela regulamenta como as empresas devem tratar os dados pessoais, tanto no setor público quanto no privado. Assim, o principal objetivo da lei é garantir que as organizações adotem medidas para proteger a privacidade dos dados de seus clientes, colaboradores e outros envolvidos.
Até agosto de 2021, as empresas tiveram dois anos para se adaptar e implementar as mudanças necessárias. Desde então, as sanções começaram a ser aplicadas.
O que é a LGPD?
A LGPD foi inspirada na GDPR (General Data Protection Regulation), legislação europeia que regula o tratamento de dados pessoais dentro da União Europeia. A lei brasileira exige que as empresas tratem dados pessoais de maneira transparente e segura. Além disso, ela garante ao titular maior controle sobre suas informações.
Contudo, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) é responsável pela fiscalização da lei e pela criação de normas complementares. O órgão também promove a educação sobre a proteção de dados.
Objetivos da LGPD
A criação da LGPD se deve ao aumento da circulação de dados na internet. Hoje, tanto interações pessoais quanto profissionais dependem de dados. Com o volume crescente de informações disponíveis, surgiram também novos riscos à segurança desses dados. Por isso, a LGPD busca proteger tanto os titulares quanto as empresas que os armazenam.
Como a LGPD Afeta a Gestão Fiscal e Tributária?
A LGPD impacta diretamente a gestão fiscal e tributária das empresas. Desde que a lei entrou em vigor, todas as empresas precisam investir em cibersegurança para proteger os dados sensíveis de seus clientes e parceiros. Dessa forma, as empresas também devem estar atentas às sanções previstas pela LGPD, como multas de até 2% do faturamento, com limite de R$ 50 milhões. Em casos graves, as atividades podem ser interrompidas.
Assim, as empresas que lidam com documentos fiscais eletrônicos devem adaptar seus processos para garantir a segurança das informações fiscais, respeitando as exigências da LGPD.
LGPD e os Documentos Fiscais Eletrônicos
A implementação da LGPD alterou o tratamento dos arquivos XML dos documentos fiscais eletrônicos. Antes, o acesso a esses documentos era feito por meio de uma chave de acesso. Hoje, com a LGPD, as Secretarias da Fazenda exigem certificados digitais para liberar o acesso, garantindo maior segurança. Dessa forma, a Portaria RFB nº 4794/2020 determinou que as informações de Notícias Fiscais Eletrônicas (NF-e) só podem ser acessadas por participantes autorizados, como emitentes, destinatários e terceiros notificados.
Como Adequar Sua Empresa à LGPD?
A conformidade com a LGPD exige mudanças em todos os processos das empresas, especialmente nas que lidam com documentos fiscais eletrônicos. Veja como adequar seu negócio à lei:
1. Arquive o XML de Todas as Notas Fiscais
Guarde os arquivos XML de todas as notas fiscais, tanto as emitidas quanto as recebidas. Certifique-se de que esses documentos estejam armazenados de maneira segura e que a autenticidade seja verificada.
2. Escolha Softwares Compatíveis com a LGPD
Garanta que os softwares utilizados no seu negócio estejam em conformidade com as normas de segurança da LGPD. Isso garante que os dados tratados nesses sistemas estejam protegidos adequadamente.
3. Prefira o Armazenamento em Nuvem
O armazenamento em nuvem pode ser uma solução eficaz para lidar com a exigência de arquivamento dos arquivos XML por 5 anos. Além disso, a nuvem oferece uma maior segurança no processo de transferência dos dados.
4. Monitore a Segurança dos Dados
Implemente rotinas de monitoramento constante para identificar possíveis falhas na segurança da sua organização. Verifique quem tem acesso aos dados e certifique-se de que apenas pessoas autorizadas possam acessá-los.
5. Capacite Sua Equipe para Seguir Políticas de Segurança
Além de garantir a segurança dos dados digitais, é essencial educar sua equipe sobre as boas práticas de proteção de dados. Pequenos hábitos, como não deixar as telas desbloqueadas quando sair do computador, podem contribuir significativamente para a proteção dos dados.
Conclusão
Portanto, a LGPD trouxe mudanças importantes para a forma como as empresas tratam os dados pessoais, impactando principalmente os setores de gestão fiscal e tributária. Assim, as empresas precisam se adaptar para garantir a conformidade com a lei e evitar penalidades. A proteção dos dados envolve a implementação de tecnologias adequadas, a capacitação da equipe e a adoção de práticas que garantam a segurança da informação.
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