Evite a rejeição de Notas Fiscais Eletrônicas: entenda os motivos e saiba como corrigir
A rejeição de uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um problema recorrente para muitas empresas. No entanto, com atenção aos detalhes e conhecimento das regras, é possível resolver a maioria dos casos com agilidade. Basta identificar o motivo do erro, corrigir os dados e reenviar a nota.
Para que a NF-e seja válida, ela precisa da autorização da Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Esse processo envolve validações automáticas feitas em tempo real, garantindo a conformidade das informações prestadas.
O que acontece durante a validação da NF-e?
Durante o envio, três situações podem ocorrer:
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Rejeição: quando a nota contém erros. Ela não é armazenada pela SEFAZ, mas pode ser ajustada e reenviada;
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Autorização de uso: a nota é aceita e registrada no banco de dados;
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Denegação de uso: mesmo com dados corretos, a nota é negada por conta de irregularidades fiscais da empresa envolvida.
Rejeição ou denegação? Entenda a diferença
A rejeição está relacionada a problemas no preenchimento da NF-e, como dados inconsistentes ou faltantes. Já a denegação ocorre quando a empresa emissora ou destinatária está com pendências fiscais. Nesse caso, é necessário regularizar a situação junto à SEFAZ para retomar as emissões.
Principais códigos de rejeição e como evitá-los
A seguir, listamos os erros mais comuns, com base no Manual de Orientação do Contribuinte:
1. Códigos 207 e 208 – CNPJ inválido
Problema: o CNPJ do emitente (207) ou destinatário (208) está incorreto.
Como evitar: revise os CNPJs antes de emitir qualquer nota.
2. Código 213 – Inconsistência no Certificado Digital
Problema: o CNPJ da NF-e não bate com o do certificado digital.
Como evitar: verifique se o certificado está vinculado ao CNPJ correto.
3. Código 220 – Prazo de cancelamento expirado
Problema: cancelamento solicitado fora do prazo de 24 horas.
Como evitar: implemente rotinas para revisar e cancelar notas dentro do prazo.
4. Códigos 229 a 234 – Falta de Inscrição Estadual (IE)
Problema: ausência ou erro na IE do emitente ou destinatário.
Como evitar: mantenha os cadastros sempre atualizados.
5. Código 327 – CFOP inválido em devoluções
Problema: uso de código fiscal inadequado para devoluções.
Como evitar: consulte a tabela CFOP antes de emitir a nota.
6. Código 539 – Duplicidade de NF-e
Problema: emissão de uma nota com chave de acesso já existente.
Como evitar: verifique se a nota já foi enviada antes de reenviá-la.
7. Códigos 602 e 603 – Erros nos valores de PIS e COFINS
Problema: divergência entre o total de PIS (602) ou COFINS (603) e os itens sujeitos ao ICMS.
Como evitar: revise os cálculos antes da transmissão.
Como prevenir a rejeição de NF-e?
A melhor estratégia é investir em organização e processos bem definidos. Inconsistências nos cadastros, erros de digitação e falta de revisão são as causas mais comuns de rejeição. Por isso:
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Automatize a emissão de NF-e com sistemas integrados;
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Revise os dados cadastrais de clientes e fornecedores periodicamente;
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Crie fluxos internos para aprovação e correção antes do envio;
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Mantenha sua equipe atualizada sobre as regras fiscais.
Onde consultar os códigos de rejeição?
O Portal da Nota Fiscal Eletrônica oferece o Manual de Orientação do Contribuinte, com uma tabela completa de códigos de erro. A seção “Motivos de Não Atendimento da Solicitação” pode ser encontrada entre as páginas 118 e 130 do documento.
Conclusão
Embora a rejeição de NF-e possa causar transtornos, entender os motivos e agir com rapidez permite corrigir erros e garantir a conformidade fiscal. Com boas práticas e sistemas adequados, sua empresa evita retrabalhos e ganha eficiência.
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