Como Garantir a Consistência dos Dados e Evitar Rejeições
A Qualificação Cadastral é um procedimento essencial para a utilização correta do Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). Para garantir o envio adequado das informações e o recolhimento das obrigações, o empregador deve assegurar que os dados cadastrais de seus trabalhadores estejam consistentes e atualizados.
Esses dados precisam ser comparados com a base do eSocial e validados em duas fontes principais: o Cadastro de Pessoa Física (CPF) e o Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS). O sistema verifica o nome, a data de nascimento e o CPF no Cadastro de Pessoa Física, enquanto no CNIS, são validados a data de nascimento, o CPF e o Número de Inscrição Social (NIS). Se houver qualquer divergência, o envio das obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias será bloqueado, assim como o recolhimento dos valores devidos.
Portanto, o empregador precisa garantir que as informações dos seus funcionários estejam em conformidade com os dados presentes no CPF e no CNIS. Caso necessário, ele deve atualizar essas informações antes de transmitir qualquer evento ao eSocial para evitar problemas futuros.
Como Consultar e Regularizar os Dados Cadastrais
Para facilitar a regularização cadastral e evitar a rejeição das informações, o Portal eSocial oferece a ferramenta Consulta Qualificação Cadastral (CQC). Ela ajuda a identificar possíveis divergências nos dados, como problemas com o nome, a data de nascimento, o CPF ou o NIS.
Ao utilizar essa consulta, o sistema retorna um resultado informando se os dados estão corretos ou se há alguma inconsistência. Por exemplo, o CPF pode estar suspenso ou existir outras discrepâncias nos dados cadastrais. Caso o sistema identifique algum erro, a empresa deve corrigir as informações o mais rápido possível.
Além disso, cadastros com pendências no eSocial impedirão a geração de solicitações relacionadas à admissão, cálculo de férias, rescisões, folha de pagamento, encargos, afastamentos e outras atividades. Sendo assim, a verificação e correção dos dados cadastrais é essencial para evitar esses bloqueios.
Como Realizar a Consulta da Qualificação Cadastral no eSocial
Para consultar a Qualificação Cadastral, o empregador deve acessar a página específica no Portal eSocial. Ele precisa preencher os campos com a data de nascimento, o CPF, o nome completo e o NIS/PIS/PASEP do trabalhador.
Existem dois tipos de módulos para realizar a consulta:
- Módulo Web: Permite o envio de dados de até 10 colaboradores simultaneamente. Essa opção é ideal para pequenas empresas.
- Módulo Lote: Permite o envio de um arquivo “.txt” com os dados de vários colaboradores e retorna o resultado em até dois dias. Essa opção é mais vantajosa para empresas de grande porte.
Os órgãos responsáveis, como o INSS, Receita Federal e Caixa Econômica Federal, analisam os dados enviados e verificam se as informações são compatíveis. Se houver divergência, o sistema notificará o consulente e indicará o procedimento correto para corrigir o erro.
O Que Fazer em Caso de Divergências
Para empresas obrigadas a enviar informações ao eSocial (como aquelas com faturamento superior a R$ 78 milhões), é fundamental realizar a consulta e corrigir os dados antes de transmitir qualquer evento ao sistema. Se a empresa ainda não fez isso, deve tomar providências imediatamente para evitar problemas futuros.
Por outro lado, as empresas que serão obrigadas a cumprir as próximas etapas (aqueles com faturamento inferior a R$ 78 milhões e órgãos públicos) devem começar a realizar a consulta desde já. Dessa forma, poderão identificar e corrigir eventuais falhas nos dados de seus colaboradores com antecedência.
Para mais informações, consulte o Manual de Orientação do eSocial (versão 2.4), item 7.3.1 Qualificação Cadastral, disponível na documentação técnica do eSocial.
Fonte: Receita Federal do Brasil (RFB).