A retificação da Escrituração Contábil Fiscal (ECF) deve ser feita dentro do prazo de até cinco anos após o fim do ano-calendário. No entanto, quando uma ECF de um ano anterior for retificada, talvez seja necessário ajustar também as ECFs dos anos seguintes. Isso ocorre porque a ECF mantém o controle de saldos, e a alteração de um ano pode afetar os saldos dos anos subsequentes.
Etapas para Retificar a ECF
Dessa forma, o processo de retificação é simples, mas exige atenção aos detalhes. Se, por exemplo, uma empresa retificar a ECF de 2014 em 17/08/2017, talvez precise ajustar também as ECFs de 2015 e 2016, devido ao impacto no controle de saldos.
Passo a Passo para a Retificação da ECF
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Exporte o arquivo da ECF original para dar início à retificação.
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Abra o arquivo exportado em um editor de texto, como o “Bloco de Notas”.
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Remova a assinatura do arquivo, se for o caso. A assinatura aparece após o registro 9999 (Encerramento do Arquivo Digital). Para apagá-la, basta excluir os caracteres que vêm depois desse registro.
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Modifique o campo 12 (Retificadora) no registro 0000 (Abertura do Arquivo Digital e Identificação da Pessoa Jurídica). Troque o valor para “S” (ECF Retificadora). Se necessário, aproveite para corrigir outras informações neste momento. Caso prefira, pode corrigir os dados diretamente no programa da ECF e salvar o arquivo.
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Implemente a ECF retificadora importando o arquivo ajustado no sistema.
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Realize as correções necessárias no programa da ECF. Verifique se todos os dados estão corretos.
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Valide a ECF retificadora para garantir que não haja erros nos dados informados.
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Assine digitalmente o arquivo para garantir que a ECF retificadora seja reconhecida legalmente.
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Transmita a ECF retificadora para a Receita Federal, finalizando o processo.
Seguindo esses passos, você poderá retificar sua ECF de forma eficaz e regularizar as informações com a Receita Federal, evitando problemas futuros.
Conclusão
Portanto, agora que você compreende o processo de retificação da ECF, ficará mais fácil corrigir eventuais erros e garantir que a documentação contábil e fiscal de sua empresa esteja sempre em conformidade. Além disso, ao manter suas ECFs atualizadas, você evita complicações com o fisco e assegura a integridade dos dados da empresa.
Fonte: Boletim Contábil e Manual de Orientação do Leiaute da ECF (versão 2017).