A Reforma Tributária no Brasil inaugura uma nova lógica para o sistema de arrecadação, baseada na tributação no destino, na transparência das alíquotas e na automação dos processos fiscais. Nesse sentido, a qualidade dos dados mestres como cadastros de produtos, serviços, clientes e fornecedores deixa de ser uma preocupação meramente operacional e passa a ser um elemento central da gestão de riscos e do compliance tributário.

Além disso, com a simplificação dos tributos e a padronização das regras, a principal fonte de divergência entre contribuintes e Fisco tende a mudar. Se antes o foco estava na interpretação da legislação, agora, de forma bastante clara, o risco se desloca para a precisão das informações transmitidas aos sistemas fiscais. Em outras palavras, o erro deixa de estar na leitura da lei e passa a estar nos dados que alimentam o sistema.

O que são dados mestres e por que se tornaram estratégicos

Dados mestres são informações estruturais, relativamente estáveis, que sustentam os processos de uma organização. No contexto fiscal, incluem, entre outros:

• Cadastro de produtos e serviços (NCM, NBS, classificações tributárias);

• Cadastro de clientes e fornecedores (CNPJ/CPF, natureza jurídica, regime tributário, localização);

• Cadastro de estabelecimentos e filiais;

• Parâmetros fiscais vinculados a esses cadastros.

De maneira geral, esses dados alimentam o ERP, os documentos fiscais eletrônicos, as obrigações acessórias e os processos de apuração. Quando um dado nasce incorreto, naturalmente todo o ciclo subsequente é impactado.
Com a Reforma Tributária, portanto, esse efeito cascata tende a se tornar ainda mais sensível.

Do modelo interpretativo ao modelo orientado por dados

No sistema anterior, a complexidade do modelo tributário brasileiro criava amplo espaço para interpretações divergentes. Ao mesmo tempo, regras distintas de ICMS por estado, benefícios regionais, regimes especiais e alterações frequentes formavam um ambiente em que disputas jurídicas eram recorrentes.

Nesse cenário, os cadastros eram relevantes, mas conviviam com:

• Legislação fragmentada por estado, município e atividade;

• Riscos diluídos entre normas conflitantes;

• Fiscalizações frequentemente centradas em debates jurídicos.

Assim, um cadastro impreciso era, muitas vezes, tratado como um problema operacional e, em muitos casos, não como um risco fiscal crítico.

Por outro lado, o novo modelo de IBS e CBS está estruturado sobre:

• Tributação no destino;

• Crédito financeiro amplo;

• Apuração automatizada e integrada entre os fiscos;

• Fiscalização baseada em dados e cruzamentos em tempo quase real.

Dessa forma, classificação, enquadramento e identificação correta deixam de ser detalhes operacionais e passam a ser premissas estruturais do sistema. No novo ambiente, portanto, o sistema não interpreta a intenção do contribuinte; ele processa dados. Consequentemente, dados inconsistentes produzem resultados igualmente inconsistentes.

Quando o erro cadastral se transforma em risco fiscal

Nesse contexto, um erro nos dados mestres pode gerar consequências relevantes. Entre elas, destacam-se:

• Crédito indevido ou perda de créditos legítimos;

• Recolhimento do imposto ao ente federativo incorreto;

• Divergências entre documentos fiscais e escrituração;

• Alertas automáticos nos sistemas do Fisco;

• Autos de infração fundamentados em inconsistências cadastrais.

Com alíquotas mais transparentes, bases de cálculo simplificadas e validações eletrônicas rigorosas, assim, o dado mestre passa a ocupar posição central no controle fiscal.

Onde estão os principais riscos nos dados mestres

Cadastro de produtos e serviços

A distinção entre mercadoria e serviço ganha novos contornos no modelo de IBS e CBS. Nesse novo cenário, classificações incorretas podem resultar, por exemplo, em:

• Aplicação de alíquotas inadequadas;

• Tratamento incorreto de créditos;

• Inconsistências entre documentos fiscais e escrituração.

Além disso, a padronização nacional reduz margens para interpretações locais e, por conseguinte, amplia a relevância do cadastro correto.

Cadastro de clientes e fornecedores

A tributação no destino exige a identificação precisa do adquirente. Assim, informações como endereço, município, UF e natureza da operação tornam-se determinantes para:

• Definir o destino do imposto;

• Garantir o direito ao crédito;

• Cumprir corretamente as obrigações acessórias.

Por essa razão, cadastros desatualizados ou inconsistentes podem gerar recolhimentos indevidos e, posteriormente, disputas futuras.

Cadastro de estabelecimentos

Empresas com múltiplas filiais ou operações interestaduais enfrentam riscos adicionais. Nessas situações específicas, a identificação incorreta do estabelecimento emissor ou destinatário pode provocar:

• Apuração equivocada do IBS;

• Divergências entre fiscos federal, estadual e municipal;

• Questionamentos em fiscalizações baseadas em cruzamentos de dados.

Parâmetros fiscais automatizados

Com o avanço da automação, regras fiscais deixam de ser validadas manualmente e passam a ser executadas por sistemas. Quando um parâmetro está incorreto, consequentemente:

• O erro se replica em escala;

• O risco se multiplica;

• A correção retroativa se torna mais complexa e onerosa.

Do erro operacional ao risco fiscal estruturado

A digitalização do compliance tributário transforma o modelo de fiscalização. Gradualmente, ele deixa de ser reativo e passa a ser contínuo, automatizado e preventivo. Nesse contexto, o cruzamento entre cadastros internos, documentos fiscais e declarações formais tende a ocorrer de forma permanente e, assim, cada inconsistência pode gerar um alerta sistêmico.

Antes da Reforma, problemas cadastrais eram tratados como ajustes pontuais. Contudo, no novo ambiente, passam a ser riscos estruturais, porque:

• Afetam diretamente a arrecadação dos entes federativos;

• São facilmente detectáveis por cruzamentos eletrônicos;

• Podem gerar passivos acumulados ao longo do tempo.

Portanto, não se trata apenas de conformidade fiscal. Na prática, trata-se de governança de dados.

Governança de dados mestres como agenda estratégica

Diante desse cenário, organizações que antecipam a revisão de seus dados mestres reduzem exposição e ganham previsibilidade. Nesse sentido, a ATVI tem apoiado empresas nesse movimento, estruturando processos de saneamento cadastral, governança e integração sistêmica voltados ao novo modelo tributário.

Além disso, a Reforma transforma o cadastro no verdadeiro “cérebro fiscal” da empresa. Assim, ele deixa de ser um repositório passivo e passa a sustentar:

• Cálculos automáticos de tributos;

• Apuração de IBS e CBS;

• Validações eletrônicas em tempo real;

• Conciliações automatizadas;

• Gestão e rastreabilidade de créditos.

Para reduzir riscos, portanto, é necessário evoluir em frentes complementares. Entre elas, destacam-se:

• Revisão e saneamento cadastral;

• Definição clara de responsáveis pelos dados;

• Controles formais para criação, alteração e validação cadastral;

• Integração entre áreas fiscal, tributária, contábil, TI e negócios;

• Monitoramento contínuo por meio de auditorias e indicadores de qualidade.

Assim, definitivamente, não se trata de um projeto pontual, mas de um processo permanente.

Conclusão: o dado como núcleo do novo compliance tributário

Na era pós-Reforma Tributária, os dados mestres deixam de ser mero suporte operacional e passam a representar o próprio compliance. No novo modelo, portanto, o dado antecede o imposto e, em certa medida, o determina.

Cadastros mal estruturados não geram apenas falhas sistêmicas; ao contrário, criam risco fiscal, exposição a autuações e perdas financeiras concretas. Por essa razão, empresas que compreendem os dados mestres como ativo estratégico estarão mais bem posicionadas. Já aquelas que, por outro lado, continuarem tratando cadastros como detalhe operacional poderão descobrir, tarde demais, que o maior passivo não estava na lei, mas no sistema.

Redação ATVI