Adequação às Novas Obrigações Acessórias: eSocial e EFD-Reinf
A Importância da Preparação das Empresas
Os novos SPEDs eSocial e EFD-Reinf não trazem mudanças na legislação vigente. No entanto, muitas empresas ainda não se prepararam adequadamente para as novas obrigações acessórias, agora desmembradas. A mudança exige ajustes significativos nos processos e na cultura organizacional. Portanto, as empresas precisam de meses de preparação para garantir que tudo esteja em ordem. É essencial realizar um verdadeiro “pente-fino” nas informações, processos e softwares. Somente assim as empresas podem garantir que eventuais não conformidades sejam ajustadas.
O Papel dos Softwares na Adequação
O projeto de adequação envolve, obrigatoriamente, os softwares de folha de pagamento e os de gestão das atividades do Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e Medicina do Trabalho (SESMT). As análises mostram que esses softwares devem automatizar uma gama muito maior de informações. Gerenciar manualmente ou por meio de planilhas torna-se humanamente impossível. Assim, é fundamental que as empresas adotem ferramentas mais robustas para garantir eficiência.
Neste contexto, discutimos agora as questões relacionadas à cessão de mão de obra, seja terceirizada ou temporária.
Inicialmente, no começo do projeto, as informações dos prestadores de serviços, sejam pessoas físicas ou jurídicas, concentravam-se exclusivamente nos eventos do eSocial. Recentemente, algumas obrigações deixaram o eSocial e agora compõem a base dos eventos da nova obrigação acessória, a Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária Substituída (EFD-Reinf). Dessa forma, vejamos algumas informações pertinentes e como serão informadas pelas partes.
eSocial
Tabela de Lotações Tributárias
No eSocial, existe o evento “S-1020 – Tabela de Lotações Tributárias”. Nessa tabela, além das lotações próprias, como aquelas que reúnem o pessoal administrativo das empresas prestadoras de serviço, cada tomador de serviço deve ter sua própria lotação tributária. Neste registro, para a lotação tributária respectiva, devemos informar no campo “18 – Tipo de Lotação” o código 04. Esse código, de acordo com a tabela 10 do eSocial, se refere a “Pessoa Jurídica Tomadora de Serviços prestados mediante cessão de mão de obra, exceto contratante de cooperativa, conforme a Lei nº 8.212, de 24 de julho de 1991”. Além disso, é necessário informar o tipo e o número da inscrição do tomador (CNPJ, CPF ou CNO).
Tabela de Ambientes de Trabalho
A empresa prestadora de serviços deve criar o(s) “Ambiente(s) de Trabalho” no evento S-1060 – Tabela de Ambientes de Trabalho. Essas informações devem seguir as especificações de riscos existentes, conforme o PPRA e/ou LTCAT fornecidos pelos contratantes, em relação ao(s) ambiente(s) onde os colaboradores estarão alocados. Ao criar o(s) “Ambiente(s) de Trabalho”, no item 19 localAmb (Local do Ambiente), deve-se indicar o código 2 – Estabelecimento de Terceiros.
Conforme a NR-7 e as instruções contidas na Instrução Normativa RFB nº 971, de 13 de novembro de 2009, o tomador deve fornecer às empresas prestadoras as informações dos riscos existentes no ambiente onde alocará os trabalhadores.
Remuneração do Trabalhador
Um dos principais arquivos do eSocial trata das informações de pagamentos e descontos realizados aos colaboradores. Trata-se do evento S-1200 – Remuneração do Trabalhador, onde todos os proventos e descontos da folha de pagamento do trabalhador devem ser indicados. Para os trabalhadores alocados em tomadores, deve-se indicar, no campo “43- codLotacao”, o código da lotação tributária correspondente.
EFD-Reinf
A EFD-Reinf abrange eventos que anteriormente pertenciam ao eSocial, mas agora se torna uma obrigação acessória independente. Por meio dessa nova obrigação, tanto prestadores quanto tomadores de serviços pessoas jurídicas devem enviar informações ao governo.
Tomadores de Serviços
Os tomadores de serviços devem preencher na EFD-Reinf as informações do “evento R-2010 – Retenção Contribuição Previdenciária – tomadores de serviços”. Nesse evento, entre outras informações, o tomador deve informar o valor bruto da(s) Nota(s) Fiscal(is) e a base de cálculo da retenção da contribuição previdenciária para cada prestador de serviços. É importante destacar que, se a empresa estiver obrigada a enviar a Escrituração Contábil Digital (ECD), também deve informar o código da conta analítica contábil onde registra os serviços tomados mediante cessão de mão-de-obra.
Prestador de Serviços
Na EFD-Reinf, os prestadores de serviços devem fornecer informações utilizando o evento “R-2020 – Retenção Contribuição Previdenciária – Prestadores de Serviços”. Nesse evento, devem informar, além do CNPJ do tomador, o valor bruto da(s) nota(s) fiscal(is) e a base de cálculo da retenção da contribuição previdenciária. Assim como no caso dos tomadores, se a empresa estiver obrigada ao envio da ECD, também deve informar o código da conta analítica contábil onde registra os serviços tomados mediante cessão de mão-de-obra.
Além disso, devem informar, conforme a legislação, para cada tomador:
- Valores de materiais ou equipamentos fornecidos pela contratada que não integram a base de cálculo.
- Valores do custo da alimentação e transporte fornecidos pela contratada, que serão deduzidos da base de cálculo da retenção, desde que comprovados.
Como se observa, embora as novas obrigações acessórias (eSocial e EFD-Reinf) estejam em conformidade com a legislação existente, o conjunto de informações requer sistemas e processos mais preparados para o gerenciamento. Portanto, isso visa evitar erros que podem resultar em punições, como multas e até bloqueios de CND.
Fonte: RHevista RH.