A Importância da Adequação ao eSocial
Mudanças Necessárias para o Futuro das Empresas
Especialistas, como Terezinha Annéia, diretora do Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis, debateram no Fórum Empreendedor (FE4) da Associação Comercial de São Paulo (ACSP) sobre as novas exigências do eSocial. Esse sistema exigirá novas práticas de gestão. Portanto, as empresas precisam começar essa adaptação imediatamente.
O eSocial causa preocupação nos empresários porque traz mais do que novas obrigações. Ele exige mudanças significativas na gestão da empresa. Assim, é desafiador alterar processos que funcionaram por anos para se adaptar a um sistema que ainda está em fase inicial.
No entanto, especialistas nas áreas contábil e tributária alertam que quem não se adaptar rapidamente enfrentará sérias consequências. Com a implementação prevista para janeiro de 2018, para empresas que faturam mais de R$ 78 milhões, o eSocial requer que as informações cadastrais dos funcionários estejam completamente corretas.
Desafios na Regularização Cadastral
Erros nos cadastros podem impedir o cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias junto ao Fisco, resultando em multas. Dados da Receita Federal do Brasil (RFB) revelam que 22% das empresas enfrentam problemas recorrentes nesse aspecto.
De acordo com Glauco Marchezin, consultor da IOB, o erro mais comum envolve trabalhadores com dois números de PIS ativos. Ele também destaca a importância de revisar todos os cadastros, especialmente de funcionários antigos que podem ter mudado de endereço ou aumentado o número de dependentes.
Além disso, é crucial prestar atenção nas funcionárias que se divorciaram e mudaram seus sobrenomes. Embora esses detalhes possam passar despercebidos pela Receita, eles não escaparão do eSocial.
Marchezin afirma que o sistema monitorará o dia a dia do trabalhador na empresa, registrando informações como férias, estabilidade e pagamentos. Isso aumenta a responsabilidade das empresas em manter os dados atualizados.
As informações no eSocial seguem uma lógica de segmentação. Portanto, se um dado estiver incorreto, ele interferirá nos dados subsequentes. Por exemplo, não será possível informar o desligamento de um funcionário sem primeiro registrar sua contratação no sistema.
Como Regularizar os Cadastros
As empresas podem verificar os dados trabalhistas e previdenciários dos funcionários pelo Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS). Eventuais correções podem ser feitas online no portal do eSocial, que disponibiliza um módulo para qualificação cadastral, mas é necessário ter certificado digital. Informações como nome, data de nascimento, CPF e PIS/NIS dos trabalhadores podem ser atualizadas.
Manter os cadastros em dia é apenas o primeiro passo. Marchezin alerta que o eSocial exigirá mais de 2.500 campos de informações dos funcionários. Assim, recomenda que as empresas desenvolvam sistemas de validação próprios para evitar erros.
Por exemplo, o eSocial não sinaliza erro imediatamente se o salário informado for maior que o real. Contudo, essa discrepância poderá causar conflitos futuros com o INSS. Portanto, é melhor prevenir com sistemas de validação antes que os dados sejam enviados à Receita.
A capacitação da equipe é essencial para garantir a correta checagem e envio dos dados ao Fisco. Porém, uma pesquisa da Receita Federal mostra que muitos empresários subestimam as mudanças necessárias. O levantamento revela que 16% acreditam que o eSocial se resume a um sistema, sem perceber a necessidade de treinamento.
Outros 14% consideram o eSocial irrelevante para suas empresas. Marchezin destaca que esse grupo, representando 30% do total, enfrentará grandes dificuldades quando as obrigações se tornarem obrigatórias.
Grandes empresas que testaram o eSocial nos últimos três anos conseguiram implementar 80% do sistema. Portanto, realizar as adequações necessárias em um prazo tão curto pode ser desafiador.
O Futuro do Trabalhador como Fiscal
A próxima fase do eSocial colocará o trabalhador como um fiscal da Receita. O plano prevê a substituição da Carteira de Trabalho por um cartão com chip. Dessa forma, o trabalhador poderá verificar se a empresa cumpre suas obrigações trabalhistas, como o pagamento do INSS, e, se não, poderá acionar o sindicato.
O eSocial não muda as legislações trabalhistas, mas obriga as empresas a seguir essas leis rigorosamente. Durante o FE4, Terezinha Annéia mencionou que as ações do Fisco estão cada vez mais precisas. Em 2009, a Receita alcançava 85% de acertos em fiscalizações. Em 2015, esse número subiu para 92,4%.
O comércio, infelizmente, é o setor mais afetado pelas fiscalizações. No ano passado, R$ 20 bilhões em autos de infração impactaram profundamente os comerciantes. A informatização aprimorou a fiscalização, permitindo o cruzamento instantâneo de dados.
Terezinha recomendou aos empresários uma maior precisão nas informações transmitidas ao Fisco. Ela também ressaltou que nunca devem deixar campos em branco, pois isso pode resultar em multas severas.
O Que é o eSocial?
O eSocial é um banco de dados que deve ser alimentado pelos contribuintes com informações sobre folha de pagamento, obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais. Isso permitirá que os entes públicos acessem essas informações de acordo com suas atribuições.
Dessa maneira, a Receita Federal poderá cruzar dados com o Ministério do Trabalho, o INSS, a Caixa Econômica Federal e o Ministério da Previdência Social, identificando incoerências de forma rápida e eficaz.
Fonte: Diário do Comércio de São Paulo.